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Apache 39
Toño Bárcena

El Guasón y la Botas.

Toño Bárcena

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"Administración para...¿no administradores?"

Administración para...¿no administradores?

Todos en algún momento de nuestras vidas tenemos que administrar algo, ya sea un proyecto, un trabajo, nuestras finanzas personales o nuestra vida misma. Pero empecemos por lo primero: ¿qué es un administrador  y cuál es su función?
Si leemos la definición de la Real Academia de la Lengua Española veremos que un administrador es: aquel que administra. Y administrar es: gobernar o ejercer la autoridad o mando sobre un territorio y sobres las personas que lo habitan. Otra definición sería: ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o lo bienes.

A mí me gusta más esta definición de un administrador: es la persona que hace que los demás puedan hacer su trabajo. La administración o la gerencia es lograr que el trabajo se haga a través de otros. Muchos administradores o gerentes empezaron soldando en el patio de trabajo o limpiando mesas en un restaurante. Y esos son caminos excelentes para llegar a conocer el negocio desde sus entrañas. Pero, hay gente que se queda con la idea de que son ellos mismos los que deben seguir haciendo el trabajo que hacían anteriormente una vez que llegan a un nivel gerencial. Y ese, ya no es el papel del administrador.



Voy a comentarte dos ejemplos de lo anterior:

No sería óptimo que un director de orquesta corra de sección en sección para tocar el clarinete y luego el violín y luego el oboe. Su papel no es ese. Un director de orquesta sabe de todos los instrumentos y por lo general sabe tocarlos casi todos. Pero su función es liderar a toda la orquesta para que de sus instrumentos se desarrollen las más exquisitas melodías. Aun así, me atrevo a decir que un director de orquesta no necesita saber tocar un solo instrumento para que pueda dirigir al experto, el cual, sí sabe arrancar las notas necesarias para que el público escuche la melodía; para un director bastaría con tener oído musical y saber en qué momento darle entrada al instrumento o instrumentos necesarios y controlar la relación distancia-audio para que las notas se escuchen en el momento adecuado en sintonía.

Mi segundo ejemplo se remonta a cuando estaba yo en la secundaria. En aquellas épocas no se permitía jugar en las canchas deportivas más que cuando había clase de deportes. Cómo pubertos que éramos, a la primera oportunidad que teníamos, sacábamos un balón quien sabe de dónde y nos poníamos a jugar. Cual anticuerpo que detectara un agente extraño en el torrente sanguíneo, se dejaba venir algún prefecto para prohibirnos el juego. Yo, joven y algo irreverente, le pregunté a uno de ellos en alguna ocasión: “¿por qué nos quita el balón, si hace rato que pasó el director no nos dijo nada?” y el prefecto, amable, pero firmemente me decía: “Porque ese es mi trabajo, no el del director”. Y nos detenía el juego.
Obviamente, no estoy diciendo que si el reactor nuclear está a punto de explotar y que para prevenir la catástrofe sólo se requiere de que se jale una palanca del panel de control y que entonces Don Gerente, el cual está parado a un lado diga: “ah no, eso le corresponde al Sr. Empleado Específico, el cual está en el baño, así que esperaremos a que él regrese”. Si hay que ponerse otras camisetas, se ponen. Y agrego al calce, ningún gerente debería de ordenar algo, que él mismo no estuviera dispuesto a hacer, si fuera necesario.

Ok, ya establecimos el contexto de que pudieran suscitarse algunos momentos en los que el  administrador debe arremangarse y entrarle al trabajo, sobre todo si está administrándose a sí mismo, pero aun así, en realidad el gerente es el que logra que el trabajo se haga a través de otros de una manera eficiente y eficaz. ¿Qué significa una y qué significa la otra?
Eficiente es que el resultado se da con el mínimo esfuerzo, costo, esfuerzo o desperdicio.
Eficaz o Efectivo significa que sí se logra lo acordado, es decir se logran los cometidos y de esa manera se logran los objetivos globales.

Ahí te va otro ejemplo: Si le disparas a una mosca a quemarropa muy probablemente la matarás eficazmente, pero no eficientemente. Ya que los recursos para matarla de esa manera son altos, por no decir peligrosos e ilegales.

Un ejemplo contrario sería: una aspirina es un método eficiente para controlar un dolor de cabeza, ya que el costo de una aspirina es muy bajo y es extremadamente sencillo conseguirla. Pero, no es eficaz para una migraña, ya que no es lo suficientemente poderosa para lograr su cometido que es erradicar ese tipo de dolor de cabeza.

Resumiendo lo anterior: Un administrador es aquella persona que se encarga de que los demás puedan hacer su trabajo de una manera eficiente y eficazmente.
Para lograrlo tienen que realizar cuatro funciones: planear, organizar, dirigir/liderar y controlar.

 

PLANEAR




Para que tengas éxito en tus emprendimientos, tienes que tener claro cuáles son tus metas y los medios que seguirás para lograrlas. El corazón de tu planeación estratégica es la respuesta a la pregunta: “¿En qué negocio estoy?” Y si respondes a esta pregunta en dos oraciones o menos, entonces estás en el buen camino de conocer tus objetivos y el camino que debes seguir para conseguirlos. Un ejemplo: Google vende publicidad a través de búsquedas por Internet. Sin embargo, ellos te dirán que su negocio no es la publicidad, sino organizar la información mundial.

 

ORGANIZAR



Esta función es decidir dónde se tomarán las decisiones, quién hará qué y cómo, y quién trabajará para quién. Es algo complicado. Llega a ser un reto. Y nuevamente te doy dos ejemplos:
Ejemplo 1: Estamos planeando una fiesta, planear es la primera función del administrador. Luego entonces, se organizan las actividades, organizar es la segunda función del administrador, y la organización sería: Fulanito es el encargado de poner y preparar la casa, Perengano es el que trae la música y la cerveza, Mengano trae la carne, el queso y demás comestibles conseguibles en la carnicería más completa del pueblo y/o establecimiento de superservicio, mientras que Sutanito invita a las amigas.
Ejemplo 2: Se requiere coordinar a las policías municipales, estatales y federales para arrestar a un jefe de un cártel en la región más álgida del país. No basta con decir, les mandamos al ejército y listo. Ni tampoco decir: “pues yo soy el jefe y todos me hacen caso a mí”.
En el ejemplo anterior podemos ver por qué es muy importante que un administrador dedique una buena parte de su tiempo a la organización para que todos en la empresa trabajen en sincronía, con sinergia y se den los resultados.



 

LIDERAR


Esta tercera función trata sobre inspirar y motivar a la gente para que trabajen duro y se alcancen las metas del negocio. Para que se alcancen los resultados, la gente tiene que entregarse, sentirse motivada y que están haciendo una contribución a algo importante. Un buen gerente pasa mucho tiempo con sus clientes y con su gente. Ya que ambos son pilares fundamentales. Recuerda que no se trata de que el gerente fabrique una pieza para su venta. Se trata de que haga lo necesario para que la gente que sí la fabrica, lo haga de la manera más eficiente y eficaz sintiéndose motivada y que los clientes la compren teniendo a la empresa en su mente para que le sigan siendo fieles.

 

CONTROLAR


Lo que el administrador debe de hacer en esta cuarta función es monitorear el progreso hacia el cumplimiento de las metas y tomar acciones correctivas cuando dicho progreso no se esté logrando. El control básico del progreso involucra el establecer estándares y comparar el rendimiento real contra dichos estándares y llevar a cabo los cambios necesarios.



Termino diciéndote que no todos los gerentes y administradores son iguales. Tenemos la alta gerencia, la gerencia media, los supervisores o gerentes de línea y los líderes de equipos o grupos. Cada uno tiene responsabilidades MUY específicas que discutiré en otros artículos, pero en resumidas cuentas, las cuatro funciones que mencioné en este escrito son las básicas de un buen administrador, sea cual sea su nivel. Así que te recomiendo que las sigas y que modifiques tu manera de pensar para que tengas éxito como administrador. Además, NO todos tienen actitudes y aptitudes para administrar. Se requieren características especiales que también abordaré en otros artículos. Esa es una razón de peso por la que no siempre conviene en convertir en gerente de ventas al mejor vendedor de la cuadrilla. Así que espera nuevos artículos donde trato más a fondo estos temas o escríbeme un correo a revista@apache39.com

¡Hasta la próxima!

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